Trăm Truyện Kể | LogoTrăm Truyện Kể
/
Blog

Ma trận Eisenhower

Tháng 8 - 2023

|

Hiệu suất làm việc

Tản mạn

  • Phương pháp được đặt theo tên của Tổng thống Mỹ thứ 34 là Dwight D. Eisenhower - ông được biết tới một người rất giỏi trong việc quản lí thời gian và công việc.
  • Bạn có thể bắt gặp nhiều cái tên khác nhau của phương pháp này như: Ma trận quản lý thời gian, Chiếc hộp Eisenhower, Phương pháp Eisenhower, Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng,...

Cách triển khai

Liệt kê tất cả các công việc của bạn và phân loại chúng theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Dựa vào 2 yếu tố này ta sẽ có 4 tổ hợp sau:

Ma trận Eisenhower
  • (1) Quan trọng và khẩn cấp: đây là công việc bạn cần ưu tiên nhất.
  • (2) Quan trọng và không khẩn cấp: thường là những mục tiêu và nhiệm vụ dài hạn thiết yếu chưa có thời hạn cố định.
  • (3) Không quan trọng và khẩn cấp: vì tính chất không quan trọng nên công việc này nên để sau hoặc nhờ người khác giúp.
  • (4) Không quan trọng và không khẩn cấp: những công việc mà bạn có thể xử lí chúng sau hoặc loại bỏ nếu chúng không có giá trị.

Ví dụ:

Quan trọng - Khẩn cấp

  • Công việc có thời gian hoàn thành
  • Lịch họp

Quan trọng - Không khẩn cấp

  • Học kỹ năng mới
  • Tập thể dục và chăm sóc sức khoẻ

Không quan trọng - Khẩn cấp

  • Kiểm tra gmail
  • Trả lời tin nhắn, cuộc gọi
  • Mua đồ vào thời điểm chương trình khuyến mãi, giảm giá
  • Giặt đồ, lau dọn nhà

Không quan trọng - Không khẩn cấp

  • Xem phim
  • Đi uống cafe với bạn bè

Xét về lí thuyết, cách làm của kỹ thuật này khá đơn giản: liệt kê công việc và đánh giá mức độ ưu tiên của chúng.

Tuy nhiên, một vài phân tích của mình dưới đây cho thấy việc thực hành tốt phương pháp này khó hơn bạn nghĩ:

Cái bẫy khẩn cấp

- Mọi người thường có xu hướng ưu tiên lựa chọn những công việc mang tính cấp bách hơn là công việc quan trọng, dù các công việc cấp bách này thường không mang lại giá trị cao cho bản thân người đó. Hiệu ứng tâm lí này thường được gọi dưới cái tên "Hiệu ứng khẩn cấp đơn thuần".

- Một hiệu ứng tâm lí khác là cảm giác "bận rộn ảo". Đây là trạng thái mà bạn cảm thấy mình đang rất bận rộn, cảm giác mọi công việc đều rất quan trọng cần mình làm, mặc dù thực tế các công việc đó không thực sự quan trọng và tạo ra giá trị cao. Những lí do khiến bạn gặp tình trạng này:

  • Không xác định được công việc nào là quan trọng và ưu tiên nhất. Nghe có vẻ dư thừa! Nhưng thực tế mình đã gặp khá nhiều người không xác định được thứ tự ưu tiên các công việc. Một là họ sợ cảm giác lãng phí thời gian nên họ cố gắng ôm nhiều việc cùng 1 lúc. Hai là thiếu kỹ luật và không nghiêm túc trong làm việc.
  • Bị quá tải công việc khiến bạn bị rối, mất kiểm soát và không thể tập trung vào công việc nào là quan trọng nhất.

Đánh giá mức độ ưu tiên có thể khó khăn so với bạn nghĩ

1/ Nếu khối lượng công việc của bạn nhiều hơn và trở nên phức tạp hơn, bạn sẽ dễ bị rối và khó đánh giá được thứ tự ưu tiên.

2/ Với một số công việc, bạn sẽ không đủ thông tin để đánh giá mức độ ưu tiên của chúng, vd:

  • Bạn mới bắt đầu luyện thi ielts, bạn sẽ không biết mình cần học gì trước: từ vựng hay ngữ pháp, luyện nghe hay luyện viết trước,...

3/ Mức độ quan trọng của công việc có thể thay đổi theo thời gian và bạn cần đánh giá lại.

  • Xem phim giải trí được tính công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Nhưng khi bạn bị stress thì chúng phải được xem là ưu tiên hàng đầu.
  • Bạn quên ngữ pháp tiếng Anh hoặc cấu trúc câu nào đó và bạn cần học lại.

4/ Mọi người thường ưu tiên công việc một cách tuỳ tiện, đặc biệt là nhiều người có xu hướng đổ dồn công việc về mục "Quan trọng - Khẩn cấp". Điều này có thể khiến bạn mất động lực làm việc vì tình trạng căng thẳng và áp lực cao.

  • Tốt nhất duy trì mỗi mục trong ma trận không quá 8 nhiệm vụ.
  • Nếu có quá nhiều công việc và bạn chưa có thời gian đánh giá. Bạn có thể liệt kê tất cả công việc đó vào một danh sách riêng để xử lí sau hoặc để vào mục "Không quan trọng - không khẩn cấp".

Mục "Không quan trọng - không khẩn cấp" cũng có giá trị riêng

Nếu bạn cho rằng mục này là những công việc thừa thải hay không cần thiết thì mình cho rằng bạn đang hiểu sai hoặc đang lãng phí lợi ích ở mục này. Lí do là vì:

  • Nếu bạn đã xác định một công việc bất kì là thừa thải thì bạn cần loại bỏ chúng lập tức. Không có lí do gì để bạn đem chúng vào ma trận. Chúng chỉ khiến bạn bị rối và mù mắt vì những thứ thừa thải.
  • Những công việc ở mục này thường là những công việc nhỏ và dễ làm. => bạn sẽ dễ dàng hoàn thành các công việc mục này => bộ não có thể bị đánh lừa và cho rằng mình đã đạt được một thành tựu, dẫn đến cảm giác hứng phấn và thoải mái.
  • Vì vậy, khi bạn đang bị căng thẳng hoặc cảm thấy mệt mỏi với công việc lớn và phức tạp, hoàn thành những công việc dễ dàng này giúp giải toả áp lực và làm tăng cảm giác hứng thú cho bạn.

Kết

Sau cùng, mình tin rằng bất kì ai dù biết tới phương pháp quản lý thời gian này hay không (hoặc theo một cách khác) thì chúng ta luôn đánh giá và ưu tiên công việc theo một cách bản năng.

Ngay từ khi thức dậy, chúng ta sẽ quyết định làm gì vào buổi sáng, cái gì làm đầu tiên và cái gì làm sau cùng trong ngày. Tuỳ vào mỗi người mà sẽ có sự lựa chọn ưu tiên khác nhau nhưng điều quan trọng nhất là những thứ bạn đã ưu tiên thực hiện trước có thực sự mang lại giá trị cao như bạn đã kì vọng hay không.

Thực hiện các công việc của bạn một cách không có chủ đích và không chọn lọc khôn ngoan... thường mang lại sự lãng phí thời gian vì bạn có xu hướng làm những việc vô bổ. Và ngược lại.

Nguồn tham khảo

Bài viết được phát triển từ các nguồn sau:

Bài viết liên quan

  1. Phương pháp Pomodoro